Bluebeam Revu testen - hoe pak je dan aan?

De test zou ik opdelen in een functionele en een technische test. De eerste doe je met de toekomstige gebruikers, de tweede met de systeembeheerders.

Systeembeheerders willen weten of het technisch gaat werken en of het beheersbaar is. Die kijken naar licentievormen en naar de Enterprise Installation pagina en zullen daar de msi-bestanden aantreffen en kunnen lezen dat er één serienummer wordt afgegeven voor een bepaald aantal gebruikers. Bij de vaste (perpetual) licentievorm moet het aantal gebruikers bij naam worden geteld om te weten hoeveel Bluebeam-licenties er moeten worden aangeschaft. Deze licentie gaat zich aan een computer koppelen en zolang u neits doet met die computer, blijft de software daar werken. Hebt u meer computers met Bluebeam dan gebruikers, dan dient u dat aantal aan te schaffen. Zit u met meerdere gebruikers op een paar computers (bijv. bij bepaalde Citrix-netwerken), dan zal Bluebeam slechts die paar computers gebruiken en dient u zelf in de gaten te houden dat u niet meer mensen toegang geeft tot Bluebeam dan waar u conform de licentie recht op hebt.

Heeft u virtuele computers die er voor Windows steeds helemaal anders uitzien, dan kan deze licentievorm uit de hand lopen, omdat de software steeds naar de computer kijkt. Het is dan zaak om te regelen dat per gebruiker steeds dezelfde virtuele computer wordt gezien of over te stappen op de Open License. Hierbij vraagt Bluebeam bij het starten aan de online licentieserver van Bluebeam (u hoeft hiervoor geen serverprogramma te installeren) om een licentie en krijgt die als er een vrij is. Bij het afsluiten geeft hij die weer terug. De open licentie is duurder en moet elk jaar worden verlengd. Als dat fout gaat zit u opeens zonder Bluebeam en dat willen de gebruikers niet, omdat ze meestal met veel plezier van Bluebeam gebruik maken. Ze kunnen Bluebeam dan nog wel starten, maar bepaalde functies werken dan niet meer, vergelijkbaar met wat u ziet bij een proefinstallatie die door zijn gratis 30 dagen heen is.

Bij het functioneel testen is het goed om even vier dingen in de gaten te houden:
1. werkt het programma lekker?
2. kan het wat ik er echt mee wil doen?
3. wat brengt het verder nog met zich mee waar ik tijd mee bespaar?
4. past het in ons proces?

1. Laat de mensen er gewoon eens mee spelen. U zult merken dat de gebruikers weinig uitleg nodig hebben om wat aantekeningen te maken en prettig door het programma navigeren.

2. Loop punt voor punt door uw wensenlijstje heen. Hiervoor kan het handig zijn om opleiding te volgen, dan wel een websessie af te spreken, waarin we laten zien dat bijna alles kan wat u zich kunt wensen en waarin we meedenken over de eventuele wensen die overblijven.

3. Kijk hiervoor naar de Bluebeam-video's op het Youtube-kanaal van Bluebeam. Doorgaans blijkt dat er heel veel meer met Bluebeam kan dan u had verwacht. Een paar punten die u niet mag missen: open maar eens twee grote tekeningen in een verder lege Bluebeam Revu en klik op documenten vergelijken. Dit werkt geweldig als de ene tekening een verbeterde versie is van de andere en scheelt u heel veel tijd, omdat u in één oogopslag ziet of de door u gevraagde wijzigingen ook zijn doorgevoerd. Alleen al op dit punt verdient u Bluebeam terug.

Let op! Er zijn PDF's in omloop die een slechte niet-ISO-conforme opbouw hebben. Die kunnen soms in het ene programma wel en in het andere niet goed op het scherm komen. Omdat Adobe Acrobat de standaard feitelijk zet, doet die het bijna altijd goed. De gratis versie daarvan zou ik om die reden altijd bij de hand houden. In Windows zit tegenwoordig ook een gratis PDF-viewer.

4. U heeft natuurlijk al een lopende documentenstroom. Zie Bluebeam als een simpel PDF-bewerkingspakketje, toevallig op dit moment het beste tegen de gunstigste prijs. Ga er van uit dat dat zomaar kan veranderen. Maak daarom heldere knips in uw werkproces: uw bestaande beheersysteem kan ongetwijfeld overweg met PDF-bestanden en kan deze openen op basis van Adobe Acrobat of een andere PDF-viewer. Daarvoor in de plaats schuift u nu Bluebeam. Dat heeft één belangrijk ding tot gevolg: uw document kan wel of niet worden veranderd. Adobe Acrobat (zowel de gratis versie als de Pro) en Bluebeam kunnen uw PDF bewerken, dus de gebruiker kan er per definitie iets ongewenst mee doen. Dat betekent dat u uw belangrijke documenten zodanig moet beheren, dat een stap terug mogelijk is, naar een vorige versie. Dat stukje zit aan de beheerskant en dus niet in Bluebeam. Uw systeembeheerder kan de documenten met standaardtechnieken zodanig beveiligen dat daar niet mee kan en dat u daar eerst een werkbestand van moet maken, waarna u het opent in Bluebeam. Zo houdt u Bluebeam vervangbaar voor een toekomstig alternatief (voorkom vendor lock-in).

Wat een grote invloed kan inhouden op uw werkproces is het gebruik van Bluebeam Studio. Dat is een apart onderwerp en het best te bekijken via de Bluebeam video's. Het gaat daar om het samenwerken met interne en externe collega's aan dezelfde set PDF-documenten via sessies en projecten. Een ongelofelijk mooi en slim stukje cloudsoftware, inbegrepen bij de standaardlicentie.


Tot zover even op dit moment. Mocht u nog vragen hebben, belt u mij gerust op 06-51349018.

omhoog
Shop is in view mode
Bekijk de volledige versie van de site
Powered by Mijndomein